Herramientas empresariales para compartir archivos

Prácticamente en todas las empresas existe la necesidad de compartir archivos, tanto dentro de ella como fuera. Trabajar online con documentos supone colaborar con varios compañeros o clientes trabajando a la vez en un mismo proyecto.

Tradicionalmente esto se hacía via email o a través de algún servidor, sin embargo, las limitaciones son mayores si se pretende poder ir actualizando continuamente documentos por varias personas, tener acceso por todos los colaboradores a la última versión, controlar los permisos y acceso, etc.

Como ya hemos dicho, la necesidad es de hace tiempo, pero puede que ahora esté aumentando, causado por el uso de archivos que quieren ser compartidos a través de la red.  La opción fácil y popular es adjuntar los archivos, pero tiene restricciones, sobre todo en cuanto al tamaño.

La aparición de servicios de almacenamiento en la nube ha facilitado las relaciones interprofesionales internacionales, ya que es uno de los métodos más cómodos al poder trabajarse con una simple aplicación.

Compartir archivos

En Nexora te detallamos las tres mejores herramientas para compartir archivos entre ordenadores y móviles para que el destinatario pueda modificar, actualizar, almacenar, visualizar, compartir y administrar de forma segura archivos y documentos


Google Drive

Compartir archivos

Google Drive es una de las herramientas más conocidas para compartir documentos de texto, fotos, vídeos, hojas de cálculo y diapositivas. Forma parte del mundo Google y forma una gran comunidad en la que se pueden editar documentos al mismo tiempo por varias personas. Ésta es una de sus grandes ventajas, ya que se tiene acceso a la versión más reciente en cada momento y automáticamente se guarda en el historial de cambios.

A través de una simple cuenta de gmail y acceso a Internet podrás acceder a tus documentos compartidos o propios en línea de forma ágil.

Dropbox

Compartir archivos

Aquellos que usan esta herramienta pueden tener acceso a sus archivos personales desde varios dispositivos, aunque el uso se ha extendido a empresas con un mecanismo sencillo para compartir documentos con terceros.

Su principal ventaja es que es fácil de usar, aunque debe seguirse un orden en cuanto a las carpetas que existan. Además, el uso básico es gratuito, con 2GB de memoria disponible y la sincronización con el escritorio es ilimitada, por lo que se sincronizan automáticamente todos los cambios que realicemos.

Ésta a la vez es su mayor desventaja, la limitación de espacio que te proporciona gratuitamente no suele cubrir las necesidades de los usuarios por lo que da la opción de pago a través de dos versiones:

  • Dropbox Pro por 10 euros al mes con 1TB de memoria.
  • Dropbox For Teams, una versión empresarial, por 12 euros al mes con la misma capacidad, pero con la diferencia de que pone a tu disposición herramientas adicionales y un control administrativo.

Una última limitación a tener en cuenta es el contenido que puede subirse a la nube. Únicamente podremos subir archivos de los cuales tengamos derechos o permiso de uso, es decir, nada de películas o canciones con derechos de autor, por ejemplo.

InSync

Compartir archivos

Esta herramienta autosincroniza tu Google Drive con una carpeta local del ordenador permitiendo sincronizar, editar, hacer copias de seguridad y compartir archivos sin la necesidad de recurrir al navegador de internet.

 

Ya tienes la solución para no desbordar la bandeja de entrada del correo electrónico con archivos adjuntos. Pásate que alguna de estas herramientas y optimiza tu espacio.

¡Compartir es vivir!